O manual de processos, talvez seja, a ferramenta mais negligenciada pelos empresários. E tem motivo de ser, a primeira vista, ter um manual parece capricho, mas vou mostrar em 5 pontos, a importância que um manual tem para sua empresa:
Empresas precisam funcionar:
Se você observar ao seu redor, praticamente todos os produtos que você compra, todos os objetos que possuem uma “função”, apresentam um manual que indica:
- O que deve ser feito para o melhor funcionamento do produto;
- Como deve ser feito;
- O que não deve ser feito (as famosas restrições, ou contraindicações).
O que dá errado, é muito útil:
Onde estão anotados os erros que sua empresa cometeu? O que garante que no presente ou futuro, a empresa não volte a cometer os mesmos erros e sofrer prejuízos proporcionais ou até maiores?
- Respondo: Os PROCESSOS!
Erros, nada mais são do que falhas de processos. Tudo que fazemos pode ser definido por processos que nos garanta mais segurança e menores chances de erros. Dirigir é um bom exemplo disso. Perceba:
- Se você não confirmar o ponto morto do carro, ou não colocar o pé na embreagem antes de liga-lo, você pode ter problemas. Um erro.
- Mesmo que o carro seja automático, ainda assim é possível cometer erros. Não dar seta, além de ser perigoso pelo risco de acidentes, ainda pode causar prejuízo financeiro com a multa de trânsito.
Ou seja, dirigir é uma ação cheia de processos ordenados necessários. (Se beber, não dirija! Fica mais difícil seguir todos os processos na ordem correta, quando se tem álcool no sangue).
Agora imagine, se antes de tomar uma decisão, sua equipe puder consultar, cada qual à suas funções, uma pequena lista de erros já cometidos, e assim evitar repetir?! Pense nisso...
“Aqueles que não podem lembrar o passado estão condenados a repeti-lo” – George Santayana
Tempo é dinheiro:
Quando um profissional precisa tirar dúvidas com outro profissional (não se aplica a conversas em busca de soluções criativas), temos então dois profissionais rompendo um raciocínio, quebrando e pausando 2 processos distintos ao mesmo tempo.
Hoje, com 3 ou 4 toques na tela de um aplicativo, qualquer profissional, de qualquer setor, pode tirar dúvidas sobre os processos que deve seguir para realização de suas tarefas. A equipe de manutenção pode consultar os processos corretos para retirar mancha de caneta da mesa, sem estragar a madeira; os executivos podem consultar um modelo de documento, ou descobrir “como prestar contas de verbas de viagem”, sem passar duas horas sentado ao lado de um profissional do financeiro; Os profissionais de marketing têm na palma da mão a paleta de cores, e o manual de aplicação da marca; Os vendedores podem ter um padrão de e-mails e um tutorial de como montar propostas; os repositores podem consultar o padrão a ser seguido nas prateleiras. Tudo pode ser mais fácil!
Os novos colaboradores AGRADECEM!
Os métodos de educação corporativa estão ultrapassados. Mesmo quando têm algum toque de modernidade, como o e-learning, uma espécie de plataforma de ensino pela internet, o método continua sendo o mesmo: Uma carga alta ide informação em grandes lotes (treinamentos) de coisas que a equipe não fará de uma vez só, fará ao longo do tempo. Por isso há grandes chances de se esquecerem de uma parte dos processos ao longo do tempo e cometerem erros.
O manual de processos é o suporte ideal para os treinamentos iniciais, já que ao menor sinal de dúvida, a consulta acontece na mesma hora. Isso evita uma coisa muito comum, que é o erro cometido pela “vergonha”, pelo “constrangimento” de perguntar muito e parecer não ser bom suficiente para aquele cargo.
Em números, o tempo de adaptação de um funcionário novo, pode reduzir até 60%. Na prática seria como se um adaptação de 90 dias, ocorresse em 35 / 40...
Acesso e segurança:
Manuais não são mais aqueles “livros” que as empresas escondem no cofre, e que para ser consultado precisa de alguém do alto escalão, muito pelo contrário. Hoje está ao alcance da maioria das empresas ter um manual digital, multiplataformas (PCs, Smartphones, tablets), com acesso controlado onde cada colaborador tem seu acesso e senhas próprios, com uma segura limitação de conteúdo, para que ele tenha acesso somente as informações necessárias a realização de sua função. Manuais multimídia interativos e intuitivos podem transformar a produtividade de qualquer empresa. Tenha...
Sua empresa precisa, nós fazemos! Consulte.
