Conheça o método PLANN de planejamento financeiro para micro, pequenas e médias empresas se planejarem como as grandes corporações.
Com certeza não é nenhuma novidade para você, ou, para qualquer empresa, que uma das verticais de planejamento anual mais importantes, é o planejamento financeiro. Mas agora vamos demonstrar alguns pontos que devem contar com a atenção da sua equipe durante esse planejamento. E vamos explicar de forma simples para você empreendedor ou executivo, de empresas de todos os tamanhos, de MEIs às Big Techs, possam entender os principais pontos a serem pensados para o futuro próximo da sua empresa.
O tempo de planejamento vai depender do tamanho da empresa. Pode ser feito em 2 dias, no caso de microempresas, ou, em até 2 meses, no caso das PMEs, ou, ainda o tempo que você tiver disponível, o importante é planejar. Qualquer planejamento é melhor que nenhum planejamento.
01 – Mapeamento de gastos correntes e sazonais:
Parece óbvio – porque é – mas o primeiro ponto para planejar os gastos futuros da sua empresa é saber exatamente quanto ela gastou no último ano e, mais importante que isso: quando, onde e como esses valores foram gastos.
Para facilitar, vale lembrar que podem ser identificados alguns tipos de gastos ou custos diferentes. São eles:
O custeio ordinário como as contas de consumo de água, energia, aluguéis e folhas de pagamento, ou seja, ordinário é tudo aquilo previsível e recorrente. Custos que, faça chuva, faça sol, irão acontecer mês após mês;
Custos sazonais como seguros, dedetização, manutenção, troca de filtros e vedações e outros itens estratégicos e necessários à operação que não necessariamente você paga mensalmente, mas de tempos em tempos é obrigado a fazer;
Além dos gastos em investimento, que por sua vez pode ser investimento em expansão/replicação das operações, como abertura de novos postos de atendimento, filiais, ou, investimentos de renovação/atualização das operações como aquisição de novos equipamentos, pesquisa e desenvolvimento de novos produtos, incorporação de sistemas de controle etc.
Apesar de óbvio, não é tão simples e é por isso que o planejamento anual de uma empresa precisa ser feito o quanto antes e facilita muito quando o controle financeiro de uma empresa é realizado em tempo real, com consolidações semanais ou quinzenais. Quanto mais detalhado for o levantamento sobre as atividades financeiras de uma empresa, mais eficaz é o planejamento do ano seguinte, simplesmente porque não existe “previsão” se não houver “visão”. Aliás, essa é uma regra para a vida, observe primeiro, realize depois, uma variação para aprenda primeiro e replique depois.
Nesse caso, o aprendizado se dá pelo entendimento desses custos no ano anterior para ter uma mínima base de conhecimento para olhar para prever o que vem pela frente, que nesse caso, nada mais é do que a repetição com alguns ajustes dos custos que a empresa já teve.
02 – Centrais de custos e orientações de gastos:
Após o levantamento mais detalhado possível sobre as atividades financeiras dos 12 meses anteriores, o segundo passo do método PLANN para o planejamento financeiro se resume a separar todos esses custos em centrais de custos, que podem ser por setores (RH, Comercial e outras diretorias), mas também podem ser mais detalhados, como por finalidade do recurso.
Por exemplo, é possível ter uma central de custos MARKETING, genericamente uma central que abarque todos os gastos com comunicação. Mas ela pode ser detalhada com infinitas variáveis que podem ser combinadas para medir a efetividade de cada ação de comunicação.
Apenas a título de exemplo, abaixo está listado, apenas na vertical de marketing, possibilidades que mostram o quão detalhado poder ser o planejamento. Isso depende é claro do porte da empresa, da complexidade de cada operação e do setor em que se atua, já que não existe uma receita de bolo universal que se aplique a qualquer negócio.
Exemplo de detalhamento de custos para a finalidade da comunicação, genericamente denominada MARKETING:
1. MARKETING
1.1. BRANDING
1.1.1.Imprensa
1.1.1.1. Assessoria de imprensa
1.1.1.2. Matérias Publicitárias
1.1.2.Publicidade
1.1.2.1. Impressa
1.1.2.1.1. Revistas
1.1.2.1.2. Jornais
1.1.2.1.3. Banners
1.1.2.1.4. Folders
1.1.2.1.5. Mídias próprias
1.1.2.2. Virtual
1.1.2.2.1. Impulsionamento
1.1.2.2.2. Mídias sociais
1.1.2.2.3. Redes de display
1.1.2.2.4. Mecanismos de busca
1.1.2.2.5. Landing pages
1.1.2.3. Cultural
1.1.2.3.1 Teatro
1.1.2.3.2 Cinema
1.1.2.4. Radiodifusão
1.1.2.4.1. Rádio
1.1.2.4.2. TV
1.2. COMERCIAL
1.2.1.Impresso:
1.2.1.1. Catálogo
1.2.1.2. Folders informativos
1.2.2.Virtual:
1.2.2.1. Marketplace
1.2.2.2. Impulsionamento de produtos e serviços
1.2.2.3. E-commerce / site catálogo
1.2.2.4. Captura de leads
É importante ressaltar que esse é apenas um exemplo. Pode ser que para a estrutura de comunicação da sua empresa, apenas 3 ou 4 linhas sejam suficientes para separar os tipos de gastos. E isso vai valer para todas as centrais de custos mapeadas na estrutura da empresa.
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03 – Ajustes, reajustes e desajustes:
É no passo três que começa de fato o planejamento dentro do método PLANN desenvolvido pela benV, já que nos passos anteriores as ações são de descoberta e organização dos dados. É nesse terceiro passo que são feitas as alterações que irão prever a movimentação financeira futura.
O primeiro AJUSTE a ser feito é em relação à inflação. Todos os serviços e produtos sofrem com reajustes anuais ou sazonais e isso precisa ser previsto em um cálculo que contemple, por exemplo, o reajuste das contas de consumo de luz, água, telefonia etc.
Na folha de pagamento a média dos acordos e dissídios coletivos anteriores, também podem dar uma boa clareza de como reajustar o custeio de equipes. Mas não para por aí. É preciso lembrar que tudo, de combustíveis a aluguéis, sofre reajustes anuais de acordo com índices como IGP-M e IPCA. Não há negociação, esses aumentos precisam estar previstos.
Como nenhuma empresa é uma ilha, se os aumentos de custos impactam as despesas, precisam ser compensados nas receitas. Por isso é importante reajustar, ou, prever gatilhos de REAJUSTES, para que não haja fuga de resultados por defasagem no preço final. Os reajustes não podem ser constantes, mas em alta de custos acentuados fora do previsto
Por fim, em posse do detalhamento de gastos do ano corrente, ou anterior, é possível detectar os DESAJUSTES. Sejam os gastos desnecessários, gastos imprevistos, ou até gastos inflados por falta de planejamento de compra, que torna os preços individuais mais altos, é possível encontrar esses desajustes. Muitas vezes os custos não precisam – e muitas vezes, não podem – ser cortados, sob o risco desses cortes atrapalharem a operação, sobrecarregarem ou desmotivarem as equipes. Porém, todos os gastos da empresa podem ser otimizados, seja com o planejamento de compras, previsão de uso de insumos nas ilhas de produção, antecipação da produção de campanhas e aproveitamento da sazonalidade econômica que em alguns setores geram quedas de preços, ou seja, oportunidades para expandir, ainda que temporariamente as margens de lucro.
04 – Composição de fundos temáticos e estratégicos:
Atualmente, o maior freio econômico e a maior armadilha para qualquer empresa, de qualquer tamanho e qualquer segmento são os juros bancários. São taxas de juros insustentáveis que não podem ser incluídas nos preços dos produtos, sob o risco de tirar efetividade comercial dos negócios, ou em outras palavras, sob o risco de encarecer o produto e diminuir as vendas. Por isso, ao longo dos anos a benV desenvolveu a composição de fundos para negócios de diversos ramos de atuação, que se tornaram mais seguros e previsíveis por terem à sua disposição valores para garantirem imprevistos e viabilizarem investimentos.
Os fundos, essa espécie de poupança dos negócios, pode levar até três anos para ser constituído, “com suaves parcelas”, sem causar grandes impactos à operação cotidiana, por isso é importante que um percentual da receita seja destacado na composição de preços para alimentar esses fundos. Opcionalmente, na distribuição de lucros e dividendos, uma parcela significativa pode servir para turbinar essas reservas. Alguns dos principais fundos de autofinanciamento que todas as empresas deveriam ter são:
Fundo de manutenção:
Qualquer empresa possui bens depreciáveis, ou seja, coisas que perdem valor com o passar do tempo. Nas operações mais básicas, desde canetas até computadores depreciam, em casos mais complexos, como parques industriais, tudo se deprecia e por isso as empresas estão familiarizadas com essa necessidade. A melhor forma de entender a depreciação, é pensar nos carros usados. Os carros andam, funcionam, “se lavar tá novo”. Porém, a cada km rodado e ano que passa desde a fabricação, faz o veículo perder valor, porque em algum momento as peças vão ter problemas e haverá custos de manutenção.
Esse fundo serve exatamente para cobrir os custos de reposição de peças e até a troca do equipamento, quando este não for mais capaz de cumprir sua função na empresa, ou, quando for superado por equipamentos mais produtivos.
Logo, se tudo se deprecia, é preciso calcular com uma conta básica, a reserva para de reposição de tudo: preço do bem (PB) dividido pela Vida útil (VU) estimada.
EXEMPLO:
Se o pneu do veículo tem uma vida útil (VU) de 60 mil Km e o preço (PB) do conjunto de pneus gira em torno de cinco mil dinheiros, significa que a empresa deve provisionar no mínimo oito centavos cada quilômetro rodado. Faz essa compensação trimestralmente, por exemplo, isso será o suficiente para a empresa não ter sustos na hora de renovar os pneus da frota.
5.000 (PB) : 60.000 Km (VU) = 0,083 reserva necessária p/ Km
No caso de um computador que custe R$ 6.000 e tenha uma obsolescência prevista para 5 anos o cálculo é o mesmo;
5.000 (PB) : 60 meses (VU) = 83,33 reserva necessária p/ mês
Se esse valor ficar depositado em um título público de renda fixa que reponha a inflação, sua operação estará sempre garantida. Mas também é possível criar regras de auto investimento para todos os fundos. Um fundo de manutenção pode financiar, por exemplo, uma campanha especial de comunicação, com previsão de retorno do valor com taxas de atualização monetária muito menores do que seriam as taxas bancárias e outros custos de captação.
Fundo de compras:
Todo mundo gosta de uma “pechincha”, mas para aproveitá-las uma empresa precisa estar preparada, ou seja, ter liquidez a custo baixo.
É muito comum que fornecedores queimem estoque, façam promoções em tempos de baixa, ofereçam descontos no aniversário, preços especiais de lançamento, descontos para pré compras etc. E todas essas ocasiões são ótimas para ganhar competitividade no preço, ou para aumentar as margens líquidas do negócio, mas tem um “porém”, esses descontos costumam giram entre de 10 a 20%, exceto pelas excepcionalidades, mas nessa banda de descontos nenhuma compra vale a pena se envolver juros bancários, já que não há no Brasil, nenhuma linha de crédito abaixo dessa margem de descontos. Logo, o desconto seria dissolvido pela aplicação do custo financeiros da compra em apenas um ano.
Se para cada compra realizada, um valor percentual for provisionado, em aproximadamente 2 a 3 anos o fundo disporá de capital suficiente para autofinanciar um ano inteiro de compras da empresa. Valor suficiente para não perder nenhuma pechincha e que abre a possibilidade de propor ótimas condições de negociação
Fundo de Sazonalidades:
Existem certas economias que são impossíveis de serem feitas. Por exemplo, há regras de vigilância sanitária que determinam períodos em que caixas d´água precisam ser limpas, filtros de ar-condicionado e coifas trocados, caixa de óleo esvaziada e controle de pragas renovado. Se tudo isso precisa ser feito sempre, não existe motivo para que estes gastos não estejam precificados no planejamento anual. Tirar os valores inteiros do caixa de um mês para pagar por algo que é completamente previsível, não é recomendado, pode colocar a empresa em apuros desnecessários.
Esses são só alguns exemplos e a criatividade do gestor e as necessidades da operação são os limites para compor esses e outros fundos. Mas para a composição de fundos do método PLANN funcionar, o mais importante, independentemente do fundo a ser composto, é observar algumas regras como:
1 – Determine um percentual máximo da receita a ser destinado aos fundos, por exemplo, 2% e desses dois por cento se determina o percentual que vai para cada fundo. Caso contrário, corre-se o risco de inflacionar demais a operação e a composição do fundo se tornar um peso, ao invés de um alívio. Na distribuição de dividendos, durante a formação do fundo, até 25% é um bom percentual para acelerar a composição, o mesmo que o percentual mínimo que empresas de capital aberto são obrigadas a distribuir entre os acionistas;
2 – Para cada fundo criado, é importante que sejam criadas regras de uso desses valores e a taxa de remuneração do fundo, já que se trata de um autofinanciamento e a operação precisa que, no mínimo, seja reposto com uma taxa de inflação neutra para evitar perdas monetárias.
3 – Garantir que os fundos sejam utilizados APENAS para os fins para os quais foram criados. Banalizar o uso desses fundos coloca a operação em risco, porque deixa a empresa descoberta naquela área sensível. E se a área não é sensível, não merece um fundo temático, porque vai represar um capital estratégico em algo de menor importância. O que não impede que seja criado, por exemplo, um limite que pode ser cedido a outras centrais de custos, de acordo com uma reposição inflacionária e previsão de pagamento, exatamente como seria se fosse tomado um crédito à mercado, porém, com taxas muito mais baixas.
Seguindo essas três diretrizes, qualquer empresa, de qualquer tamanho e de qualquer setor pode acumular todas as reservas sensíveis para a operação, em até 3 anos.
O método PLANN visa levar a empresa para o estágio mais alto da evolução corporativa. No mercado há uma certa crença de que uma empresa alavancada, ou seja, com muito crédito tomado no mercado é uma empresa com gestão moderna e risco diluído pelas parcelas dos financiamentos que sustentam suas operações.
No entendimento da benV, não. Para o método PLANN, o ápice da capacidade de uma empresa é uma operação saudável que possa contar com a segurança de financiar o próprio risco, investir nos próprios planos e absorver as turbulências sem as taxas de juros impeditivas e muitas vezes abusivas praticadas no mercado. Empresas com fundos compostos, capazes de autofinanciar suas operações, são mais sólidas e ágeis.
05 – Precificação, antecipação, promoções e outros riscos:
O método PLANN foi concebido através de soluções criadas para problemas reais, encontrados nos clientes que atendemos ao longo desses 10 anos de atividade. Por isso é possível elencar alguns dos principais pontos de risco encontrados na vida financeira das empresas:
Para começar, a precificação precisa levar em conta aspectos práticos e fixos, como custo material, mão de obra / hora, tempo de uso de equipamentos e movimento comercial esperado. Mas também precisa levar em conta sazonalidades como alta e baixa temporada, estações de maior demanda, entressafras e estiagens, datas comemorativas entre outras. Pode parecer complicado, mas se os passos 1 e 2 desse artigo forem seguidos à risca, os números da atividade comercial e financeira deixarão isso muito nítido e será fácil identificar.
Vendas parceladas atraem muitos clientes e as formas de pagamento são essenciais para muitos serviços de valor agregado, com preços significativos para o bolso do consumidor médio. Porém, é preciso muita organização financeira para NÃO ANTECIPAR AS PARCELAS A RECEBER e isso por um motivo muito simples. A margem de lucro líquido da maioria dos negócios não chega a 20% ao ano, a antecipação do parcelamento de 6x, por exemplo, tem um custo de aproximadamente 18% nas “maquininhas”. Isso significa que a antecipação de recebíveis do cartão pode corroer o lucro e ainda gerar prejuízos. Por isso, se sua empresa tem receita significativa parcelada, dentre os principais fundos/reservas a serem criados, priorize o “Fundo de Antecipação”, porque a juros neutros, possíveis no autofinanciamento, é possível derrubar dos 18% dos bancos para algo em torno de 3 a 5% de auto remuneração.
Outra grande armadilha para muitos negócios são as promoções, uma estratégia muito comum em todos os cantos do Brasil. Descontos demais faz parecer que os produtos e serviços são mais baratos e talvez de baixa qualidade, ou, simplesmente perdem a eficácia por parecerem mentira, como aconteceu em torno da “Black Friday” que ficou conhecida como o dia que tudo custa “a metade do dobro”. Pior que isso, descontos demais podem afetar a saúde financeira do negócio. Todo negócio tem um custo, se a precificação não cobrir esses custos, esse buraco vai vazar o caixa da empresa.
O método PLANN equaliza esses custos e apresenta uma banda de descontos possíveis que seja atraente aos clientes, mas não prejudique a empresa e não seja tão grande a ponto de fazer parecer que os preços são abusivos no resto do ano. É um ajuste fino possível, se a precificação for bem-feita, seguindo as dicas acima.
Faça um bom planejamento financeiro e tenha um ano sem grandes sustos.
